海外出張の支度金

支度金は、海外出張の際の旅費の一部として、各企業や事業所の『海外出張旅費規程』の中に定められています。
ほとんどの企業や事業所が支度金を出しています。
しかし中には、従業員の生活の向上などを理由にして、条件付で支給する会社もあります。
支度金は、海外出張に必要な服装や身の回りのものの準備に必要な費用に当てられるもので、その人の「職務」や出張する「行き先」や出張の「長さ」によって金額は異なります。
支度金の支払いを受ける方法は次のとおりです。
まず、海外出張を命じられた従業員が会社に対し、旅費金額見積書を作成します。
そして、許可を受けた見積書の額の範囲内で「仮払金」の支払いを受けます。
その後、パスポート申請に必要なお金や海外旅行傷害保険の保険料も会社の負担になります。
このようにして支度金の申請をするのですが、実際には、支度金を利用する人はあまりいません。

海外出張の持ち物リスト

海外出張に行く際には、旅行のための持ち物準備のためにリストを作っておきましょう。
一度作ったリストは、今後の出張の際にも役立つものになります。

日本にいるときには身の回りの品など何でも手に入るため、普段それほど不自由に感じないものです。
しかし、いざ海外出張へ行ってみると、ひとつの忘れ物がものすごく必要なものだったと気づくことがよくあります。
旅行のパンフレットに持ち物リストの例が載っている場合もありますが、それだけでは不十分です。
海外出張経験者の意見やホームページをチェックするとよいでしょう。
持ち物リストの区分けは、以下のようになります。
・常に体に身につけておくもの
・かばん等に入れておくもの
・控えを取っておくもの
カウンターなどに預ける荷物には、なくなっても差し支えないものだけを入れておく必要があります。

さて、これらの持ち物リストの量は、相当たくさんあるものです。
海外出張が決まったら、まず旅行案内書を購入し、海外出張経験者に相談しながら適切な持ち物リストを作りましょう。
良い準備が整えば、安全な海外生活を送ることができるでしょう。

海外出張の精算

海外出張の旅費は、帰国後に海外出張旅費規程に沿って精算します。 旅費精算は、「一律支給」「実費精算」「一律支給と実費精算との併用」のどれかで支払われます。
「一律支給」は、支度料、交通費、宿泊代など、それぞれに一定額が定められていて支給されるものです。
「実費精算」は、海外出張の出発前にあらかじめ見積もった旅費の計画書を基にして仮払いで旅費を支払ってもらい、帰国後に領収書を添えた精算書を元に整理する方法です。
現地で領収書が出ないところでは、自分で領収書を持参して記入してもらってください。
一律支給の場合は領収書などの証拠を提出する必要が無いため、税務調査の際に疑われることもあります。
ですから、一律支給といえども詳細な精算書を領収書などの書類とともに提出しておいたほうがよいでしょう。
精算は、経済的に安く合理的と認められる旅程を求められることになりますし、帰国後に精算の期限が定められていることもあるので、迅速に処理しましょう。

海外出張の報告書

海外出張先から帰国したら、出張報告書を提出すように求められることがあります。
出張中には、その日何をしたかなどを日記につけて保存しておくとよいでしょう。
海外出張の報告書の例をあげておきます。
タイトルとして「行き先」と「業務内容」を書き、相手先との協力体制や展望について大まかに付け加えます。
滞在に際してどんなことに興味を持ったか、どんなことに苦心したかなど、自分なりの感想も加えます。
報告書には、仕事に出ていたときのことだけではなく、海外出張への出発準備段階から帰国までの行動について、大まかに記入しましょう。
そうすると、読む側も本人の行動について理解しやすいものです。 出張報告書には仕事の内容だけではなく、「担当者の名前」「仕事の際に使用・入手した資料」も添付するようにしましょう。
報告書の最後には、担当者やお世話になった上司に対して感謝の意を表すことを忘れてはいれません。
出張の際の旅費精算書と詳しい出張報告書等を一緒に提出するなら、会社側にとってわかりやすいので、支払いも行われやすくなります。

海外出張の旅費規程

海外出張の際に、所属する企業や事業所において「海外出張旅費規程」が定められている場合があります。
この規定は会社や事業所の命令で、海外出張の際にかかる旅費や手続きにかかる費用について定めたものです。
規定の内容によっては差額の自己負担が求められることもあります。
注意しましょう。
海外出張旅費として定められるのは、以下の6点です。
　1.　赴任支度料
　2.　日当
　3.　宿泊費
　4.　交通費
　5.　荷物輸送諸費用
　6.　渡航雑費
「4. 交通費」については、これからは最も運賃の安い経路を選ばなければならず下準備も必要でしょう。
航空機でも使用できる等級は決まってきます。
「5. 荷物輸送諸費用」については、出張が長期に及ぶ場合や、季節の温度条件によって、持って行く荷物の輸送料金を請求できるというものです。
「6. 渡航雑費」については、パスポートを取得する際の印紙代金や各種証明書取得の際の手数料に対しても、実費請求できるというものです。
会社によっては渡航の前にお金を支払ってくれるところもありますが、多くは帰国後一定期間内に旅費規程に沿って精算の後、「定額の支給」もしくは「実費の支給」でお金が支払われます。
いずれの場合も、旅費を使う際にはレシートや切符の半券をなくさないように整理しておくことが必要でしょう。

海外出張へ行く際のお土産

海外出張から帰国するときには、家族へのお土産は忘れないものですよね。
でもその逆は、ついうっかり忘れがちです。
ここでは、海外で暮らす駐在日本人や外国人社員たちへのお土産について考えましょう。

一般的に海外では、初めて会う人にお土産を配る習慣はありません。
しかし、それでも「日本古来のもの」や「焼酎」「日本酒」など、贈って喜ばれるものも多いでしょう。
これからお世話になる人に対して、ここでひとつ日本のお土産を贈ってみてはいかがでしょうか？

お土産を考える場合に、相手について知ることは重要です。
まず、相手が大人なのか子供なのかは基本的なことです。
現地の食品状況によっては日本食が喜ばれるかもしれません。
現地で日本食がたくさん手に入るところへ赴任する場合は、それに合った品物選びが重要です。
事前に好みをきける人であるなら、お土産品リストを作ることも可能です。
しかし一般には、日本人には「手に入りにくいような日本の食材」、外国人には「伝統工芸品など日本的なもの」を選べば無難といえます。
あまりたくさんのお土産は荷物になりますから、かさばらないものがよいでしょう。
空港の免税店では持ち込む量に規制がありますが、酒類が安く買えますし相手にも好まれるようです。

海外出張を含む求人

海外出張の求人では、勤務に海外出張が含まれる内容の仕事への募集があります。
海外に拠点をもつ大手銀行や、輸出を行う電機メーカーなどからの求人があります。
応募資格は、「金融業務の基礎知識と経験があること」「大卒で輸出営業の経験が３年以上あること」など、いずれも大学卒もしくは専門の業務経験のある人を求めていることが多いです。
求人の中には、海外出張をサポートする仕事の募集もあります。
内容は、「ビザ取得」「現地情報の収集」「航空券やホテルの手配」など、海外出張者のためのプランを考える業務です。
知識も必要ですし、語学力も求められます。
専門性としては、旅行関連業務のカテゴリーに入ります。
情報収集として勉強会や海外研修も行われるので、「今までの自分の能力をさらに伸ばしたい」「海外出張について興味がある」という方は、海外出張専門の求人サイトを参考にするとよいでしょう。
これらの業務に限らず、たくさんの広告があります。

出張で海外に行く準備

最近では旅行会社も、海外出張に即した商品を用意しています。
航空券を航空会社から直接仕入れることにより格安航空券の手配ができるほか、ビジネスクラスまでの注文も可能です。
ホテルやレンタカーを手配することもできます。
また、行く先を指定するだけで海外出張の際の「通訳」や「空港の出迎え」の見積もりができるサービスもあります。
海外出張が初めての人や自分の頭を悩ませて計画を立てる余裕のない人は、これらのサービスを利用してみてはいかがでしょう。

海外への出張が決まったら、出発までに大まかなスケジュールを立てて、出張先に関する情報を集めましょう。
各国の大使館に問い合わせるのもよいでしょう。
また、「地図」や行き先の国の「文化」「宗教」「言語」「天気」などの大体の状況を把握しておくことも役立ちます。
荷物の準備は、海外出張経験者や情報サイトなどを利用して、何が必要で何が必要でないかのリストを作りましょう。
リストのチェックをしながら準備をきちんとしたらあとは、度胸でぶつかってみてください。

初めての海外出張

初めて海外出張に行く人には、いろいろな不安がつきものですよね。
ここでは、海外出張に初めて行くときに役立つ方法をご紹介します。

海外出張に行くことになって困るのは、荷物が多すぎてしまうことです。
旅行に慣れてくると最低限の荷物しか持たないようになりますが、どうしても最初は大荷物になりがちです。
まず、パスポート・航空券・現金などの貴重品は必須です。
そのほかは、一週間以内の海外出張の場合は「下着を３日分」「洗剤」「洗濯ばさみ」を持ってゆき、繰り返し使うと荷物が少なくて済みます。
また、いくら荷物を少なくしたいからといっても、いつも飲んでいる薬の類や必需品は必須です。

海外出張の際の荷物は、短期の出張ならばひとつにまとめて機内持ち込みにしたほうが空港で時間の節約になります。
機内持ち込み荷物の制限は、３辺が45cmまで、重量は10kgまでです。
飛行機を降りた後に大きな荷物が出てくるのを待つ必要がないため、かなりの時間短縮になります。

時差があると、どうしても体のリズムは狂いますので、仕方がないと開き直って計画的に睡眠で調節しましょう。
適切な時差対策が、その後の海外出張を快適にします。

長期での海外出張

海外出張で長期というと、大抵は一年以上のことを指します。
長期の海外出張で現地に滞在する場合は、家具や家電の付きの短期賃貸物件を借りるとコストが安く済みます。
海外では、一週間以上滞在する際には家具つきのアパートを借りるのが普通です。
洗濯や食事の用意は自分で行わなければなりませんが、自宅のようにくつろげるので仕事で疲れた体も休まるでしょう。
長期の海外出張の際は、現地の飛行機の遅延やキャンセルというトラブルがよくあることも頭に入れておきましょう。
飛行機会社によっては、代わりに昼食の無料券をくれることもあります。
日本関連の航空会社だと、夜遅くに目的地に着いてしまった際にはホテルに会社負担で泊めてくれることもあります。
しかし、その場によって状況も違ってくるので、これらの補償が無い場合もありえます。
また長期出張の場合は、現地通過で決済可能なクレジットカードを作っておくと便利です。
帰国の際に、一年以上海外で生活していた場合には、本人とその家族が使用していたものに限り一定の範囲内で税金が免除されます。